Sicherheitsbeauftragter im Büro:
Aufgaben, Bestellung und gesetzliche Vorgaben
Arbeitsschutz wird häufig mit körperlich anstrengenden Berufen in Verbindung gebracht – Baustellen, Produktionshallen oder Labore. Doch auch in Büros lauern Gefahren: ergonomisch ungünstige Arbeitsplätze, Stolperfallen oder unzureichender Brandschutz können langfristige gesundheitliche Probleme oder sogar Unfälle verursachen.
Hier kommt der Sicherheitsbeauftragte im Büro ins Spiel. Er unterstützt das Unternehmen dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen, präventive Maßnahmen zu ergreifen und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Doch welche Aufgaben übernimmt ein Sicherheitsbeauftragter genau? Wer kann diese Rolle übernehmen? Und welche rechtlichen Anforderungen gelten für Unternehmen?
Inhaltsübersicht:
In diesem Artikel werden die wichtigsten Aspekte rund um den Sicherheitsbeauftragten in Büro und Verwaltung erläutert – von den gesetzlichen Grundlagen über die Bestellung bis hin zu den konkreten Aufgaben im Arbeitsalltag.
Das Wichtigste zum Thema Sicherheitsbeauftragte im Büro kompakt zusammengefasst:
✅ Rechtliche Grundlage: Bestellung gemäß § 22 SGB VII, Anzahl abhängig von Unternehmensgröße und Gefährdungspotenzial.
✅ Keine Weisungsbefugnis: Sibes sind ehrenamtlich tätig und unterstützen, aber ersetzen nicht die Fachkraft für Arbeitssicherheit.
✅ Hauptaufgaben:
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Erkennen und Melden von Gefahrenquellen (z. B. Stolperfallen, Ergonomie-Probleme).
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Sensibilisierung der Kollegen für sicheres Arbeiten.
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Unterstützung bei Unfallprävention und Gefährdungsbeurteilungen.
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Teilnahme an ASA-Sitzungen und Betriebsbegehungen.
✅ Wer kann Sibe werden?:
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Beschäftigte mit guter Kenntnis des Arbeitsbereichs.
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Engagierte Mitarbeiter, die regelmäßig vor Ort sind.
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Keine spezielle Ausbildung nötig, aber Schulungen empfohlen.
✅ Vorteile für Unternehmen:
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Verbesserte Arbeitssicherheit und weniger Arbeitsunfälle.
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Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
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Förderung einer sicherheitsbewussten Unternehmenskultur.
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Die Rahmenbedingungen der Fortbildung
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Voraussetzungen
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Lehrinhalte
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Ablauf
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Vorteile und Angebot des Fernlehrganges zum SiBe
Gesetzliche Grundlagen für Sicherheitsbeauftragte im Büro
Sicherheitsbeauftragte spielen eine zentrale Rolle im Arbeitsschutz, doch ihre Bestellung ist keine freiwillige Maßnahme, sondern gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen müssen sich an bestimmte Vorgaben halten, um ihrer Verantwortung nachzukommen.
Rechtliche Basis: § 22 SGB VII und die DGUV Vorschriften
Die Bestellung von Sicherheitsbeauftragten ist in § 22 des Siebten Sozialgesetzbuchs (SGB VII) geregelt. Darin heißt es, dass Unternehmen mit regelmäßig mehr als 20 Beschäftigten mindestens einen Sicherheitsbeauftragten ernennen müssen. Die genaue Anzahl richtet sich nach:
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der Unternehmensgröße,
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der Anzahl der Beschäftigten,
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dem Gefährdungspotenzial der Arbeitsplätze.
Zusätzlich gibt die DGUV Vorschrift 1 („Grundsätze der Prävention“) konkrete Hinweise, wie viele Sicherheitsbeauftragte erforderlich sind. Während in Produktionsbetrieben mit erhöhtem Unfallrisiko mehr Sibes nötig sind, reicht in reinen Büro- und Verwaltungsbereichen oft eine geringere Anzahl aus.
Pflichten von Unternehmen bei der Bestellung
Unternehmen sind nicht nur verpflichtet, Sicherheitsbeauftragte zu bestellen, sondern müssen diese auch unterstützen. Das bedeutet:
✅ Zeitliche Freiräume schaffen: Sibes üben ihre Tätigkeit ehrenamtlich neben ihrer regulären Arbeit aus und benötigen Zeit für Begehungen, Schulungen und Besprechungen.
✅ Schulungen ermöglichen: Berufsgenossenschaften und andere Anbieter bieten kostenlose oder geförderte Weiterbildungen für Sicherheitsbeauftragte an. Eine Erstschulung ist nicht verpflichtend, aber dringend empfohlen.
✅ Kooperation mit Fachkräften für Arbeitssicherheit: Der Sicherheitsbeauftragte ist kein Ersatz für die Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa) oder den Betriebsarzt, sondern ergänzt deren Arbeit durch seine Nähe zum Arbeitsalltag.
Aufgaben eines Sicherheitsbeauftragten im Büro
Der Sicherheitsbeauftragte im Büro übernimmt eine unterstützende Funktion im Arbeitsschutz. Sein Fokus liegt darauf, Gefahren frühzeitig zu erkennen, Kollegen für sichere Arbeitsweisen zu sensibilisieren und die Unternehmensleitung bei der Umsetzung von Schutzmaßnahmen zu unterstützen.
Kernaufgaben im Büroalltag
Während in Produktionsbetrieben oder auf Baustellen physische Gefahren offensichtlich sind, werden Risiken im Büro oft unterschätzt. Dabei gibt es auch hier zahlreiche Gefahrenquellen, die zu Arbeitsunfällen oder gesundheitlichen Beeinträchtigungen führen können.
Die zentralen Aufgaben eines Sicherheitsbeauftragten im Büro umfassen:
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Erkennen und Melden von Gefahrenquellen
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Überprüfung der Arbeitsplätze auf ergonomische Mängel (z. B. falsche Sitzhaltung, schlechte Beleuchtung).
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Erkennen von Stolperfallen (z. B. Kabel, lose Teppiche, rutschige Böden).
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Sicherstellung, dass Fluchtwege und Feuerlöscher frei zugänglich sind.
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Unterstützung bei der Unfallverhütung
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Meldung und Dokumentation von Beinahe-Unfällen („Beinahe-Fehlermeldungen“).
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Sensibilisierung der Kollegen für sicheres Verhalten am Arbeitsplatz.
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Förderung von präventiven Maßnahmen, z. B. regelmäßige Bewegungspausen zur Vermeidung von Rückenproblemen.
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Beteiligung an Begehungen und Gefährdungsanalysen
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Teilnahme an Betriebsbegehungen gemeinsam mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit oder dem Betriebsarzt.
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Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung für Büroarbeitsplätze.
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Beratung und Vermittlung zwischen Mitarbeitern und Unternehmensleitung
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Ansprechpartner für Kollegen bei Fragen zum Arbeitsschutz.
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Melden von Sicherheitsmängeln an Vorgesetzte und Vorschlagen von Verbesserungsmaßnahmen.
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Unterstützung bei der Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Arbeitsschutzverantwortlichen.
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Praktische Beispiele für Sicherheitsmängel im Büro
Auch in Büroumgebungen gibt es typische Gefahren, die oft übersehen werden. Der Sicherheitsbeauftragte hilft, diese frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten.
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Schlechte Ergonomie
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❌ Problem: Rücken- und Nackenschmerzen, Sehstörungen
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✅ Lösung: Höhenverstellbare Tische, ergonomische Stühle, regelmäßige Pausen
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Stolperfallen
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❌ Problem: Stürze und Verletzungen
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✅ Lösung: Kabelmanagement, rutschfeste Matten, klare Laufwege
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Unzureichender Brandschutz
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❌ Problem: Brandgefahr durch Papierstapel, überladene Steckdosen
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✅ Lösung: Feuerlöscher prüfen, Fluchtwege freihalten, Elektrogeräte regelmäßig warten
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Psychische Belastung
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❌ Problem: Stress, Burnout
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✅ Lösung: Ruhebereiche schaffen, flexible Arbeitszeiten fördern, regelmäßige Feedbackgespräche
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Warum ist die Rolle so wichtig?
Obwohl der Sicherheitsbeauftragte keine Weisungsbefugnis hat, leistet er einen wertvollen Beitrag zur Arbeitssicherheit. Er sorgt dafür, dass Risiken frühzeitig erkannt werden, bevor sie zu Unfällen oder gesundheitlichen Beschwerden führen.Im nächsten Abschnitt wird detailliert erläutert, wie die Bestellung eines Sicherheitsbeauftragten im Büro erfolgt und welche Kriterien Unternehmen dabei beachten müssen.
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Die Rahmenbedingungen der Fortbildung
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Voraussetzungen
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Lehrinhalte
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Ablauf
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Bestellung eines Sicherheitsbeauftragten im Büro
Die Bestellung eines Sicherheitsbeauftragten ist für viele Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten eine gesetzliche Verpflichtung. Doch wie läuft der Bestellprozess ab? Wer kann die Rolle übernehmen, und welche Faktoren sollten berücksichtigt werden?
Wann muss ein Sicherheitsbeauftragter bestellt werden?
Laut § 22 SGB VII muss ein Unternehmen mindestens einen Sicherheitsbeauftragten benennen, sobald es regelmäßig mehr als 20 Beschäftigte hat. Die genaue Anzahl hängt von mehreren Faktoren ab:
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Größe des Unternehmens – Je mehr Mitarbeiter, desto mehr Sicherheitsbeauftragte sind erforderlich.
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Gefährdungspotenzial der Arbeitsplätze – In reinen Büroarbeitsplätzen ist das Risiko geringer als in Produktionsbereichen.
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Aufteilung des Unternehmens – In großen Unternehmen mit mehreren Bürostandorten sollten für jede Abteilung oder jeden Standort eigene Sicherheitsbeauftragte benannt werden.
Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) gibt in der DGUV Vorschrift 1 Empfehlungen zur Mindestanzahl der Sibes. In Büroumgebungen reicht meist ein Sicherheitsbeauftragter pro 50–250 Mitarbeiter, während in risikoreichen Bereichen mehr erforderlich sind.
Wer kann Sicherheitsbeauftragter im Büro werden?
Nicht jeder Mitarbeiter ist automatisch für die Rolle geeignet. Ein Sicherheitsbeauftragter sollte folgende Kriterien erfüllen:
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Gute Kenntnisse des Arbeitsplatzes – Er sollte regelmäßig vor Ort sein und die typischen Gefahrenquellen im Büro kennen.
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Engagement für Arbeitssicherheit – Interesse am Thema Sicherheit und Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.
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Kommunikationsfähigkeit – Er muss Sicherheitsmängel melden und Kollegen für sicheres Verhalten sensibilisieren können.
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Akzeptanz im Team – Ein respektiertes Teammitglied wird eher ernst genommen und kann Sicherheitskultur fördern.
💡 Wichtig: Führungskräfte oder Arbeitgeber selbst sollten nicht als Sicherheitsbeauftragte fungieren, da sie bereits für die Umsetzung von Schutzmaßnahmen verantwortlich sind. Die Rolle sollte von regulären Beschäftigten übernommen werden.
Wie läuft die Bestellung eines Sicherheitsbeauftragten ab?
Die Ernennung eines Sicherheitsbeauftragten erfolgt meist in folgenden Schritten:
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Analyse des Bedarfs: Das Unternehmen prüft, wie viele Sicherheitsbeauftragte erforderlich sind.
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Mitarbeitersuche: Geeignete Beschäftigte werden angesprochen und für die Aufgabe gewonnen.
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Betriebsrat einbinden (falls vorhanden): Der Betriebsrat sollte über die Bestellung informiert werden.
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Offizielle Bestellung: Der Arbeitgeber ernennt den Sicherheitsbeauftragten schriftlich.
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Schulung und Einführung: Die neue Fachkraft erhält eine Einführung und kann Schulungen bei der Berufsgenossenschaft oder externen Anbietern besuchen.
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Regelmäßige Weiterbildungen: Der Sicherheitsbeauftragte hält sich über aktuelle Vorschriften und Entwicklungen im Arbeitsschutz auf dem Laufenden.
Pflichten des Unternehmens nach der Bestellung
Die Arbeit eines Sicherheitsbeauftragten kann nur erfolgreich sein, wenn das Unternehmen ihn entsprechend unterstützt. Dazu gehören:
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Zeitliche Freiräume schaffen – Der Sibe muss genügend Zeit haben, um seine Aufgaben auszuführen.
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Schulungen ermöglichen – Berufsgenossenschaften bieten oft kostenlose oder kostengünstige Schulungen an.
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Kommunikation mit der Unternehmensleitung sicherstellen – Der Sicherheitsbeauftragte muss Gefahrenmeldungen weitergeben und Rückmeldung erhalten.
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Integration in das betriebliche Arbeitsschutzsystem – Der Sibe sollte regelmäßig an Arbeitsschutzausschuss-Sitzungen (ASA) teilnehmen.
Was passiert, wenn kein Sicherheitsbeauftragter bestellt wird?
Wenn ein Unternehmen trotz gesetzlicher Verpflichtung keinen Sicherheitsbeauftragten benennt, kann dies bei einer Kontrolle durch die Berufsgenossenschaft zu Auflagen oder Sanktionen führen. Zudem steigt das Risiko für Arbeitsunfälle, was langfristig zu höheren Versicherungsbeiträgen und möglichen Haftungsfragen führen kann.
Qualifikation und Ausbildung von Sicherheitsbeauftragten
Ein Sicherheitsbeauftragter im Büro benötigt keine spezielle Ausbildung oder Zertifizierung, aber Schulungen und Weiterbildungen sind dringend empfohlen. Sie helfen dabei, das nötige Wissen über Arbeitssicherheit zu erwerben und die Rolle effektiver auszuüben. An der ExpertMe Akademie können Sicherheitsbeauftragte dank flexibler Online Ausbildung in nur 20 Stunden ausgebildet werden. Ohne Terminsuche, stressfrei und selbsterklärend.
Im Rahmen der Sicherheitsbeauftragten-Schulung erwerben die Teilnehmenden die erforderliche Fachkompetenz in den Bereichen Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, um die Rolle des Sicherheitsbeauftragten in Büro und Verwaltung erfolgreich erfüllen zu können.
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Staatlich zugelassen, gemäß § 22 SGB VII und § 20 DGUV Vorschrift
Grundausbildung + Aufbauseminar Büro und Verwaltung
499,00 €* umsatzsteuerbefreit nach § 4 Nr. 21 UStG
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Staatlich geprüft durch die ZFU
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Voraussetzungen
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Lehrinhalte
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Ablauf
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Typische Herausforderungen für Sicherheitsbeauftragte im Büro
Auch wenn Büroumgebungen als sicherer gelten als Produktionsstätten oder Baustellen, gibt es zahlreiche Herausforderungen, die ein Sicherheitsbeauftragter im Blick behalten muss. Häufig sind es unterschätzte Risiken oder fehlendes Bewusstsein für Arbeitssicherheit, die zu Problemen führen.
1. Geringes Risikobewusstsein unter den Mitarbeitern
❌ Problem: Viele Büroangestellte nehmen Arbeitssicherheit nicht ernst, da sie keine direkten Gefahren wie schwere Maschinen oder gefährliche Chemikalien sehen. Die Folge: Ergonomische Fehlhaltungen, überladene Steckdosen oder unachtsames Verhalten werden ignoriert.
✅ Lösung:
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Sensibilisierung durch regelmäßige Schulungen und Infomaterial (z. B. Plakate, E-Mails, Intranet-Artikel).
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Mitarbeiter aktiv einbinden, z. B. durch Sicherheitskampagnen oder Aktionstage für Ergonomie.
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Beispiele für reale Unfälle im Büro aufzeigen, um Risiken greifbarer zu machen.
2. Ergonomische Mängel und gesundheitliche Belastungen
❌ Problem: Viele Beschäftigte arbeiten stundenlang am Bildschirm ohne Pausen, sitzen auf ungeeigneten Stühlen oder haben schlecht eingestellte Monitore – was zu Rückenschmerzen, Augenproblemen und Erschöpfung führen kann.
✅ Lösung:
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Schulungen zur ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung anbieten.
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Höhenverstellbare Tische und ergonomische Stühle bereitstellen.
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Erinnerungen an Bewegungspausen durch Software oder interne Kampagnen einführen.
3. Psychische Belastungen und Stress am Arbeitsplatz
❌ Problem: Hohe Arbeitslast, Termindruck und fehlende Ruhepausen führen zu psychischer Belastung und Burnout-Gefahr.
✅ Lösung:
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Entspannungszonen und Ruheräume im Büro schaffen.
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Flexiblere Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten prüfen.
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Austausch mit dem Betriebsarzt über Maßnahmen zur Stressprävention.
4. Unordnung und Stolperfallen
❌ Problem: Lose Kabel, herumliegende Akten oder überfüllte Regale sind häufige Unfallquellen im Büro. Stolper- und Rutschunfälle gehören zu den häufigsten Arbeitsunfällen in Verwaltungsbereichen.
✅ Lösung:
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Kabelmanagement verbessern (Kabelkanäle, Bodenschienen nutzen).
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Regelmäßige Aufräumaktionen organisieren.
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Mitarbeiter für Stolperfallen sensibilisieren (z. B. durch Aushänge oder Erinnerungen im Teammeeting).
5. Brandschutz und Notfallmanagement wird vernachlässigt
❌ Problem: Feuerlöscher sind nicht sichtbar, Fluchtwege werden zugestellt, und viele Mitarbeiter wissen nicht, wie sie sich im Brandfall verhalten sollen.
✅ Lösung:
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Jährliche Brandschutzübungen mit allen Beschäftigten durchführen.
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Fluchtwege regelmäßig überprüfen und freihalten.
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Erste-Hilfe-Kurse und Feuerlöschtrainings anbieten.
Wie kann der Sicherheitsbeauftragte diese Herausforderungen bewältigen?
Ein Sicherheitsbeauftragter im Büro kann diesen Herausforderungen am besten begegnen, indem er regelmäßig Bürobegehungen durchführt, um potenzielle Gefahren frühzeitig zu erkennen und zu dokumentieren. Durch eine systematische Überprüfung lassen sich typische Risiken wie Stolperfallen, ergonomische Mängel oder unzureichende Brandschutzmaßnahmen frühzeitig identifizieren und gezielt beheben.
Ebenso entscheidend ist eine enge Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung. Der Sicherheitsbeauftragte sollte regelmäßig Verbesserungsvorschläge einbringen und darauf hinwirken, dass Arbeitsschutzmaßnahmen nicht nur als Pflichtaufgabe, sondern als fester Bestandteil der Unternehmenskultur verstanden werden. Ein proaktiver Austausch mit Entscheidungsträgern kann dazu beitragen, notwendige Investitionen in sichere Arbeitsbedingungen schneller umzusetzen.
Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor ist die direkte Einbindung der Mitarbeiter. Durch gezielte Schulungen, Workshops und offene Gespräche kann das Bewusstsein für Arbeitssicherheit gestärkt werden. Wenn Beschäftigte verstehen, warum bestimmte Maßnahmen notwendig sind und welche Vorteile sie bieten, steigt die Akzeptanz für Sicherheitsregeln und Präventionsmaßnahmen.
Zudem können bereits kleine, aber effektive Veränderungen eine große Wirkung haben. Beispielsweise lassen sich durch eine bessere Beleuchtung, geordnete Kabelmanagement-Lösungen oder regelmäßige Bewegungspausen gesundheitliche Risiken reduzieren. Gerade im Büroalltag sind es oft die vermeintlich unbedeutenden Anpassungen, die langfristig die Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessern.
Arbeitsschutz im Home Office
Auch im Homeoffice müssen sichere Arbeitsbedingungen gewährleistet sein. Der Sicherheitsbeauftragte kann hier zwar keine direkten Kontrollen durchführen, aber durch Aufklärung und Beratung dazu beitragen, dass ergonomische und sicherheitsrelevante Aspekte beachtet werden.
Typische Risiken sind ungeeignete Arbeitsplätze, die zu Rückenproblemen führen, psychische Belastungen durch soziale Isolation oder eine fehlende Trennung von Arbeit und Privatleben sowie Brandschutzrisiken durch unsichere Mehrfachsteckdosen.
Der Sicherheitsbeauftragte kann diese Herausforderungen angehen, indem er Tipps zur ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung bereitstellt, auf regelmäßige Bewegungspausen hinweist und Bewusstsein für Stressmanagement schafft. Zudem kann er gemeinsam mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit an Lösungen für eine Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice mitwirken.
Zwar liegt die Verantwortung letztlich beim Arbeitgeber, doch der Sicherheitsbeauftragte spielt eine wichtige Rolle bei der Sensibilisierung der Beschäftigten. So trägt er dazu bei, dass Arbeitsschutz auch außerhalb des Büros ernst genommen wird.
Autorin: Frau Cornelia An
Fachkraft für Arbeitssicherheit und E-Learning-Autorin | Mehr erfahren
Erstellt am: 26.02.2025
Zuletzt geändert: 18.03.2025
